Документировать или рискнуть?

Документация бывает разная

Здесь речь пойдёт о пользовательской документации — инструкций, написанных для вас и ваших сотрудников. Их задача — объяснить, как работать с готовым продуктом: какие кнопки нажимать и какие данные вводить, чтобы выполнить нужные бизнес-действия. Цель — сделать вас самостоятельными и уверенными пользователями системы.

Когда документирование действительно необходимо?

• Малые доработки редко нуждаются в отдельной документации. Однако если описанный функционал был изменен, инструкцию обязательно обновляют, чтобы она соответствовала новому положению дел.
• Крупные и средние проекты — это тот случай, когда документирование критически важно. Например:
  • Разработка нового крупного раздела сайта или личного кабинета.
  • Интеграция с внешними сервисами (платежными системами, CRM, службами доставки).
  • Создание сложных инструментов для администратора сайта.

Почему все забывается? Главная проблема отсутствия документации

Любая разработка — это динамичный процесс. Первоначальная идея обрастает подробностями, в ходе работы появляются новые соображения, и итоговый результат часто отличается от изначального плана.

Пока идет разработка и внедрение, и вы, и мы погружены в контекст. Все нюансы кажутся очевидными и легко удерживаются в памяти. Но что происходит после?

• Проект сдан, вы начинаете им пользоваться, а мы переключаемся на новые задачи.
• Проходит месяц-два — и детали начинают стираться. Время — великий лекарь, но оно же и стирает память о подробностях.
• Особенно остро проблема встает, если функционалом пользуются не каждый день, а время от времени (например, для формирования квартального отчета или настройки сезонных акций). После долгого перерыва вспомнить все нюансы практически невозможно.

В такой ситуации вы обращаетесь к нам с просьбой напомнить, как работает тот или иной инструмент. И здесь выясняется, что мы, разработчики, уже не помним всех деталей той задачи. Чтобы найти ответ, нам придется заново погружаться в код, что потребует времени. А время разработчиков, как известно, — это деньги.

Документация как инвестиция или плата за консультации?

Здесь мы подходим к главному экономическому аргументу.

Что такое документация? Это разовое действие, стоимость которого известна и зафиксирована в изначальной оценке. Это ваш бесплатный и круглосуточный консультант. Вы в любой момент можете открыть документ с наглядными иллюстрациями и за несколько минут восстановить в памяти нужный сценарий.

Что такое отсутствие документации? Это необходимость каждый раз оформлять отдельную задачу на консультацию. Ее трудоемкость будет включена в акт и предъявлена к оплате. Одна грамотно составленная инструкция может предотвратить десятки таких мелких, но платных обращений.

Смена подрядчика: как документация страхует риски

Рано или поздно может возникнуть ситуация, когда проект будет передан другой команде разработчиков. Без пользовательской документации новый подрядчик получает «кота в мешке». Он вынужден разбираться во всем вслепую, тратя ваше время и деньги на простое изучение системы, а не на ее развитие.

Тщательно составленная документация — это ваша страховка. Она в разы ускоряет погружение новой команды в проект, экономя ваши ресурсы. Это демонстрация профессионализма и ответственного подхода к ведению проектов.

Итог: документирование — это не расход, а инвестиция

Таким образом, пункт «Составление документации» в составе работ — это не попытка искусственно увеличить бюджет. Это взвешенное предложение, направленное на вашу долгосрочную выгоду.

Хорошо документированный проект — это:

• Экономия денег на будущих консультациях и поддержке.
• Экономия времени и нервов ваших сотрудников.
• Снижение рисков при смене исполнителя.
• Повышение самостоятельности и эффективности работы с системой.

Мы считаем сопровождение функционала качественной документацией важной инвестицией, которая значительно повышает потенциал проекта в долгосрочной перспективе.