Проектный офис Фонда «Сколково»

Фонд «Сколково» — российский инновационный центр. Внутри Фонда работает проектный офис «Платформа Роста»: около десяти директоров по проектам, у каждого по 2–4 проекта в работе. Через офис проходят консорциумы стартапов, партнёров и потребителей, выдаются микрогранты, ведётся календарь событий, собирается отчётность по корпоративной модели.

Доступ к системе есть только у заказчика

Выполнили для клиента

Внедрение порталов и CRM на Битрикс 24

Цели и задачи проекта

Запустить проектный офис в едином контуре Битрикс24: продажи, проекты, задачи и отчётность. Спроектировать модель данных, которая объединит четыре раздельно живших сервиса в одну экосистему. Параллельно — разбирать проблемы существующего корпоративного портала, которые мешали пользователям работать.

Четыре сервиса оказались не четырьмя сервисами

Изначально заказчик пришёл с понятной просьбой: есть четыре проекта — учёт участников, микрогранты, события, отчётность. Каждый — отдельный сервис, надо собрать их по отдельности, а потом «точечно» объединить.

После первой совместной встречи выяснилось то, чего не было видно из первичного брифа: пересечения между сервисами далеко не точечные. Один и тот же контрагент может одновременно быть поставщиком в одном проекте, потребителем — в другом, инвестором — в третьем. Отчётность нужна сразу по всем сечениям.

По итогам встречи порядок работ перестроили: сначала проектируется общая архитектура и модель данных, и уже затем — отдельные мини-ТЗ под каждый сервис.

Что было сделано

Модель данных «Платформы Роста»

Центральный артефакт первого этапа. Изучили все текущие материалы из документации заказчика. Из разрозненных и противоречивых источников собрали единую модель данных, проверили событийную часть, увязали участников, проекты, сделки и микрогранты в общую схему. По ходу сформулировали несколько десятков вопросов по неоднозначным местам прежней документации для последующего уточнения модели.

Кастомизация Битрикс24 под продажи

Под сценарий «продажа консорциума» развернули CRM: воронка стадий, справочник ОКВЭД, набор пользовательских полей (тип участника, БРИКС, сфера интересов). Создали роль «Проектный офис» в CRM и аналогичную роль в модуле задач, скорректировали права под бизнес-требования заказчика.

Обработчик автодобавления наблюдателей

В проектах, подведомственных конкретному директору, к каждой новой задаче должны автоматически добавляться три наблюдателя из проектного департамента. Первая версия обработчика была написана с хардкодом ID — этого хватило, чтобы проверить логику. Дальше перешли к выборке наблюдателей через поиск пользователей по признаку наличия роли, чтобы состав департамента можно было менять без правок кода.

Исследование конструктора отчётов

Стандартный конструктор отчётов Битрикса умеет немало, но не всё. Разобрали его код изнутри и установили две вещи, важные для отчёта руководителя на планёрке:

фильтр корректно работает с условиями вида «+ 3 days» для полей-дат;
задачи со сдвинутыми сроками следует выбирать по записям в таблице истории изменений — туда попадают изменения крайнего срока.

Разбор проблем продуктивного портала

В рамках техподдержки разбирались с тем, что мешало пользователям прямо сейчас:

не приходили push-уведомления на телефон — изучали ядро Битрикса для дебага;
в календаре событий и в задачах фигурировали «почтовые пользователи» — выяснили причины их появления;
занимались интеграцией капчи на форму авторизации после неудачных попыток входа;
пользователь с новой ролью видел не все задачи через раздел «Задачи», хотя через «Проекты» все эти задачи были доступны. Установили, что компонент tasks.list показывает только те задачи, где пользователь так или иначе фигурирует, и предложили решение через назначение наблюдателем.

Обучение пользователей

Провели несколько демонстраций «как работать с Задачами и Проектами». Собрали видеоинструкцию по работе с Задачами и Отчётами, чтобы сотрудники могли пересматривать материал в удобное время.