Консалтинговый проект по аналитике для НПП «ТЕХНОПРИБОР»

НПП «ТЕХНОПРИБОР» — российский производитель оборудования химического контроля водно-химического режима для большой энергетики. С 1990 года предприятие выпускает стационарные и лабораторные анализаторы (pH-метры, кондуктометры, кислородомеры, натриймеры, анализаторы кремния, аммиака и TOC), устройства подготовки пробы и стенды АХК ВХР, разрабатывает проектную документацию для систем КИПиА, ведёт метрологическое обслуживание в собственной аккредитованной лаборатории и комплексно сопровождает проекты — от опросного листа до поставки системы в сборе.

Посмотреть сайт

Выполнили для клиента

Внедрение порталов и CRM на Битрикс 24

Цели и задачи проекта

Заказчик подготовил бизнес-описание целевых процессов и пригласил подрядчиков к оценке проекта. Максимастер подключился к проработке и выполнил консалтинговый проект по аналитике: превратил бизнес-описание заказчика в формализованные требования, по которым можно вести разработку на Битрикс24.

Требовалось настроить прозрачную и управляемую модель жизненного цикла заказа: от первого обращения до отгрузки, с реестрами документов, версионностью коммерческих предложений, согласованиями и связью с 1С.

Продукция поставляется на объекты энергетики, в водоподготовку и водоотведение, поэтому каждый крупный заказ — это длительный цикл: разработка под конкретный объект, производство, метрология, отгрузка и пусконаладка на месте. Заказы приходят из разных каналов: почта, сайт, тендеры, сервисные обращения. Управлять таким потоком в разрозненных Excel-файлах, почтовых ящиках и «служебках» становилось всё дороже.

Задачи, которые предстояло решить на этапе аналитики:

Описать макропроцесс движения заказа и разложить его на этапы, пригодные для последовательной реализации.
Формализовать требования к каждому блоку: от квалификации лидов до отгрузки и сервиса.
Определить, что закрывается штатными средствами Битрикс24, что — приложениями Маркетплейса, а что требует разработки.
Подготовить документ, который можно передать в разработку: с описанием сущностей, полей, статусов, ролей и сценариев согласования.
Дать заказчику инструмент объективного сравнения подрядчиков по компетенциям.

Выполненные работы

Структурирование исходной постановки задачи

Заказчик передавал материалы итеративно: предварительный план перехода на Битрикс24, описание макропроцесса и подпроцессов, уточнённое бизнес-ТЗ, затем — краткий план внедрения с четырнадцатью приложениями и отдельно нарисованную схему воронок и процессов.

Мы разобрали все пять редакций, свели их в единую картину и зафиксировали расхождения. Главный вывод, который определил всю дальнейшую работу: присланное бизнес-ТЗ описывает предметную область, но не содержит технических деталей, достаточных для оценки и разработки. Вместо оценки «по документу» мы предложили путь последовательной формализации требований — и заказчик его поддержал.

Карта макропроцесса и декомпозиция внедрения

Описали макропроцесс «Штатное или уникальное оборудование» как сквозную цепочку из шести этапов: Заявка, Подготовка ТКП, Размещение заказа, Производство, Отгрузка, Услуги.

Определили, что цепочка находится в зоне ответственности четырёх разных подразделений (продажи, производство, логистика, сервис), и предложили детализировать процессы последовательно, начиная с первых двух — «Заявка» и «Подготовка ТКП», чтобы:

работать с одной компактной группой заказчика вместо согласований со всеми заинтересованными службами сразу;
получать законченный результат на каждом шаге: конец автоматизированного процесса переходит в начало следующего;
не перепроектировать уже сделанное, когда дойдёт очередь до производства и отгрузки.

Так появился план внедрения из семи этапов — от реестров и базовых настроек до интеграции отгрузки, сервиса и проектной деятельности.

Формализация требований по функциональным блокам

Собрали требования заказчика в шесть связанных блоков в формате, пригодном для передачи разработчику.

1. Лиды и квалификация входа. Исходная проблема заказчика — грязные входные данные: входящие письма и звонки крайне разнородны (спам, закупка комплектующих, сервис, проектирование, продажа готового изделия). Спроектировали отказ от автоматической конвертации в сделку и ручную квалификацию с пятью сценариями: простая продажа, сложный проект, сервис/ремонт/метрология (отдельная воронка), снабжение и закупки (внутренние процессы), нецелевое обращение.

2. Реестры и нумерация. Определили пять сущностей для реестров: входящие и исходящие письма, договоры, технико-коммерческие предложения, внутренние приказы и «служебки». Ключевое требование — кастомные нумераторы вместо стандартного ID элемента, с фиксацией внешнего номера, если документ пришёл с уже присвоенным номером, и без «скачущей» нумерации. Предусмотрели единый список с фильтрацией по датам, типам и ответственным и быструю печать карточки или отчёта прямо из реестра.

3. Подготовка и согласование ТКП. Самая сложная часть проекта. Описали структуру данных ТКП (связь с контрагентом, спецификация из стандартных и уникальных позиций, внутренние поля — себестоимость, плановая маржа, сроки поставки комплектующих), требования к версионированию: каждая версия должна быть снапшотом состояния цен, состава оборудования и условий, а также визуальное разделение актуальной и архивных версий.

Спроектировали гибкую маршрутизацию согласования в двух вариантах:

простой: менеджер, руководитель, клиент;
сложный: менеджер, конструктор, снабжение, юрист, руководитель, клиент.

Последний использует автоматически формируемый лист согласования, где по каждому участнику видны роль, решение, комментарий и дата. Проработали версионность как отдельный проектный риск: разложили требование заказчика на конкретные функции (сравнение версий, описание изменений, откат к предыдущей версии, отметка «проверено») и показали, какие из них не закрываются штатными средствами Битрикс24.

4. «Паспорт проекта» для длительных циклов. Для заказов, которые длятся год-два, сделали отдельный агрегатор информации. Он сохраняет данные, даже если исполнители меняются. В неё входят все участники сделки (плательщик, грузополучатель, конечный пользователь, органы технадзора), жёсткие вехи (готовность производства, отгрузка с учётом логистических окон, финансовые этапы), полная спецификация оборудования, а также связанные процессы запуска в производство и закупок под проект.

5. Производство и отгрузка. Описали триггер запуска производства (подписанный договор и/или поступление аванса) и блокирующие этапы, которые нельзя обойти: метрология (без поверки или калибровки и оформления паспорта на изделие отгрузка невозможна), упаковка с формированием упаковочных листов с привязкой прибора к конкретному ящику, логистика с заказом транспорта под габариты и сроки поставки.

6. Ролевая модель и уведомления. Зафиксировали требования к разграничению прав: менеджер видит всё, но не может менять утверждённые цехом сроки производства; конструктор видит техническую часть, но не финансовую маржу. Описали систему предупреждений двух типов: при приближении критических дат и для напоминаний о «зависших» согласованиях, когда ТКП слишком долго лежит без решения у участника маршрута.

Интеграционный контур

Отдельным блоком проработали связь Битрикс24 с учётными и внешними системами:

1С:Комплексная автоматизация — остатки и цены для спецификаций ТКП, оценка загрузки производства и сопоставление с текущим объёмом заказов;
ЭДО СБИС — электронный документооборот;
bicotender — поток тендерных заявок;
почта, мессенджеры, формы сайта, корзина сайта — источники входящих обращений;
коробочная версия Битрикс24 — с требованием сохранения возможности установки обновлений.

По каждому направлению заказчик получил полную картину: что решается стандартными средствами, а где требуется отдельная проработка и какие риски с этим связаны.

Документы, переданные заказчику

Карта макропроцесса и план внедрения из семи этапов с приоритизацией.
Формализованное описание требований по шести функциональным блокам.
Перечень уточняющих вопросов к бизнес-ТЗ (две версии) — с разбором каждого неоднозначного требования.
Краткий план внедрения Битрикс24 для НПП «ТЕХНОПРИБОР» с комплектом приложений.
Схема воронок и процессов продаж и исполнения.
Матрица компетенций: 16 видов сертификатов Битрикс24, необходимых для проекта, с методикой сбора такой же информации у любого подрядчика.
Ответы на вопросы заказчика — по кейсам интеграции с 1С:КА, настройке коробочной версии, опыту разработки кастомных модулей, организации технической поддержки, управлению сроками при негативном сценарии, референсам и договорной работе.

Результаты проекта

Заказчик получил формализованные требования для разработки на Битрикс24 и использовал их для реализации силами внутренней команды.

Что это дало клиенту:

Единая модель жизненного цикла заказа вместо разрозненных Excel-файлов, почтовых ящиков и бумажных «служебок».
Понятный план внедрения из семи этапов, чтобы двигаться последовательно и получать работающий результат на каждом шаге, а не ждать окончания многомесячного проекта.
Разделение процессов продажи и производства на связанные, но не смешанные контуры — вместо одной перегруженной воронки.
Разбор сложных мест (версионность ТКП, кастомная нумерация, паспорт проекта, интеграция с 1С) до уровня конкретных функций, по которым можно принимать решения и планировать бюджет.
Объективная методика сравнения подрядчиков по подтверждённым компетенциям вместо сравнения только по цене.

Что дал проект Максимастеру:

Отработанная методология предпроектной аналитики для промышленных предприятий с длительным циклом заказа.
Типовые решения, переиспользуемые в других проектах: схема реестров с кастомной нумерацией, модель версионности документов, «паспорт проекта» для длинных сделок, разделение воронок продаж и исполнения.
Шаблон матрицы компетенций и подход к доказательному подтверждению сертификатов Битрикс24.
Расширение экспертизы по связке Битрикс24 и 1С:Комплексная автоматизация, ЭДО СБИС и тендерными источниками заявок.

Технологии и системы

Битрикс24 (облако и коробочная версия), смарт-процессы, бизнес-процессы и роботы, CRM-воронки, кастомные поля и нумераторы, генерация документов, интеграция с 1С:Комплексная автоматизация, ЭДО СБИС, bicotender, почтовые и мессенджер-каналы, формы и корзина сайта.